Las soluciones del nuevo Core Bancario –como el que implementó el Banco de Comercio Exterior de Colombia (Bancóldex)– contribuyen a una mayor productividad, eficiencia y rentabilidad de la institución.

El cambio de core bancario –entendido como la plataforma donde se combinan la tecnología de la comunicación y la tecnología de la información para satisfacer las necesidades del negocio y de la industria bancaria– responde a diversos factores como la obsolescencia del hardware y software, cambios en los requerimientos del negocio, desalineación en la integridad y disponibilidad de la información que aumenta el riesgo operacional, entre otros factores que obstaculizan la plena satisfacción del cliente.

En el caso particular de Bancóldex –banco de desarrollo de segundo piso, de Colombia– el cambio de su core bancario se adoptó como un proyecto estratégico prioritario, luego de un amplio estudio, diagnóstico y ejercicio de planeación estratégica de sistemas, y se materializó mediante la adquisición de una solución tecnológica bancaria de clase mundial.

La planeación estratégica consideró un plan táctico (a 6 meses) referido a cambios y mejoras inmediatas; y un plan estratégico (12-24 meses), que consideraba los aspectos de mantenimiento, mejoramiento e integración, y el servicio ASP (Aplication Service Provider).

Cambio del core bancario

Bancóldex decide efectuar el cambio total de su core bancario debido a la necesidad de atender el cambio del negocio de la institución, a la obsolescencia natural de su software, crecimiento desordenado en soluciones, alto costo de mantenimiento y proveedores, infraestructura heterogénea basada en una variedad de plataformas y lenguajes de programación y bases de datos, entre otras consideraciones.

El cambio tecnológico contempló la renovación de la infraestructura técnica (hardware-software) y la redefinición de los procesos que soportan la gestión actual y la visión estratégica del negocio de Bancóldex, buscando mayor eficiencia operacional, mayor rentabilidad y menores riesgos.

El cambio se realizó en circunstancias que se enfrentaba variaciones en la misión de la institución y se incursionaba en nuevas operaciones relacionadas a garantías, capitalización de empresas, coberturas y productos de tesorería, seguros, agencia de desarrollo y banca de las oportunidades.

La modernización de la tecnología consideró diversos criterios tales como el cubrimiento de los productos y servicios del negocio, mayor eficiencia y productividad de los procesos, integridad de la información, reducción de los costos de mantenimiento e infraestructura técnica, respuestas con prontitud y calidad a los cambios del negocio, desarrollo de una arquitectura común para la gestión de riesgo a nivel del Banco, y enfoque al cliente.

La implementación de la solución del Core Bancario se estableció en un plazo de 24 meses y durante 3 fases. La primera fase referida al módulo de comercio exterior, cuya implementación ya finalizó, ha generado eficiencia y beneficios (implementación del estándar de la plataforma, automatización de actividades en lugar de intervención manual, rediseño de procesos, mejora en tiempos de respuesta, disminución de riesgos operativos). La segunda fase será dedicada a la cartera del banco (a ser efectuada a comienzos del año 2012), en tanto la tercera fase comprenderá las áreas de tesorería, riesgos, CRM, contabilidad y sistemas de información (planeada su terminación en el segundo semestre de 2012).

Liderazgo, grupos y motivación

El proyecto de cambio tecnológico, iniciado en 2010, es coordinado y dirigido por la Vicepresidencia de Operaciones de Bancóldex con el apoyo de los mejores funcionarios de distintas áreas de la institución.

Distintos roles del Banco intervienen en el proyecto de modernización tecnológica: la Presidencia, mediante la toma de decisiones y el seguimiento y control de avances; la Vicepresidencia de Operaciones, como responsable general del proyecto y de la orientación funcional; el Comité Ejecutivo, para unificar decisiones, solucionar conflictos, asignar recursos y participar en el seguimiento y aprobación de cambios; la Gerencia Técnica del Proyecto, a cargo de la planeación, seguimiento y control de planes, proveer liderazgo intelectual y coordinar la ejecución de actividades en los planos de: tecnología, gestión del cambio, aseguramiento de la calidad, orientación de procesos, y apoyo en la gestión del cambio.

En la etapa inicial del proyecto y para lograr una apropiada difusión del mismo y compromiso por parte de los empleados del Banco, se organizó un concurso interno para recabar la mejor propuesta concerniente al nombre, logotipo y slogan del proyecto de core bancario. “ORION” fue el nombre ganador para el proyecto y “Fuerza en movimiento”, el slogan seleccionado. Asimismo se conformó una red de facilitadores de cambio en todas las áreas del Banco que contribuyó a la transmisión de información sobre los avances del proyecto y a fortalecer la actitud positiva, participación, dedicación y motivación entre el personal.

El cambio de tecnología no se circunscribió únicamente al área de sistemas e informática, como podía pensarse, sino que trascendió a diversas áreas funcionales, comerciales y genera impactos en la organización. El proceso de cambio tecnológico no es fácil. Puede generar resistencias y temores del personal.

Por ello, Bancóldex adoptó una metodología para la gestión del cambio, estableció un programa de motivación (retribución monetaria y no monetaria) y un plan de comunicación para involucrar y cohesionar a un equipo de personas, con visiones y labores diferentes en la institución, y lograr un entendimiento satisfactorio. Se contempló también un programa de capacitación y entrenamiento del personal, actividades de acompañamiento y evaluación inicial del impacto organizacional.

La implementación del core bancario, en su primera fase, ha dejado lecciones aprendidas que serán tomadas en cuenta en las fases siguientes del proyecto de modernización tecnológica.

Factores claves para el éxito del proyecto

• Compromiso de la Alta Dirección y participación en el proyecto.
• Fuerte liderazgo en términos de visión y conocimiento.
• Involucrar los mejores recursos de las áreas de sistemas, procesos y funcionales.
• Seleccionar el proveedor y el producto adecuado.
• Utilizar las mejores prácticas y metodologías de implantación.
• Definición clara de los objetivos, alcance y restricciones.
• Nivelación en el conocimiento del grupo del proyecto.
• Manejo adecuado de los compromisos.
• Estos proyectos están sujetos a la presión del tiempo.
• Mantener la coherencia en los proyectos, evitar heterogeneidad, complejidad y desperdicio de esfuerzos

Necesidades y soluciones

Para dar marcha al proyecto, Bancóldex también se apoyó en firmas externas, en lo concerniente a labores de planeación, monitoreo y control del proceso de implementación; del estudio de mercado de soluciones “Core Banking System” y respecto a la gestión del cambio y la gestión de calidad para la implementación del sistema contratado.

En el ámbito del estudio de mercado, se identificaron tres tipos fundamentales de necesidad en cuanto a aplicaciones de software: automatización de la operación y de la transaccionalidad; información analítica/toma de decisiones, y optimización de operaciones; y aplicaciones de apoyo a la visión futura del Banco.

De otro lado, se identificaron soluciones core y especializadas, alineadas con las necesidades del Banco, localizadas o no con un compromiso claro con el mercado. El mecanismo central de evaluación de propuestas consideró aspectos de funcionalidad (ponderación de 37%), arquitectura técnica (35%), enfoque y soporte de implementación (12%), características del proveedor (16%).  Se aplicó filtros de evaluación sucesivos a un universo de más de 50 soluciones, que permitió identificar finalmente una lista corta de 3 soluciones apropiadas. Durante el proceso se eliminó, por ejemplo, soluciones de “mainframe” por su alto costo y aquellas orientadas específicamente a “retail banking”. Luego de seleccionarse al proveedor de la solución de core bancario y antes de iniciarse el proceso de contratación “llave en mano”, se efectuaron visitas a clientes del proveedor para comprobar la veracidad de las referencias suministradas. Estas visitas revelaron información de importancia para el Banco.

NOTA: Este artículo fue publicado en la Revista ALIDE edición octubre-diciembre 2011.